Kontrolní seznam tvorby a údržby Katalogu služeb úřadu

Tento postup se týká toho, proč a jak si má úřad vytvářet vlastní katalog služeb s vazbou na Katalog služeb veřejné správy a co s ním má dělat

Kontrolní seznam tvorby a údržby Katalogu služeb úřadu

Verze 0.4

Zpracováno jako výstup projektu egdilna.cz a partnerů v rámci EG konkrétních postupů

Úvod

Toto je kontrolní seznam a postup zejména využitelný pro architekty a odborníky pro ICT v úřadech. Udává podrobnosti a návody, jak postupovat v jednotlivé oblasti.

Tento postup se týká toho, proč a jak si má úřad vytvářet vlastní katalog služeb s vazbou na Katalog služeb veřejné správy a co s ním má dělat

Postup najdete vždy v rámci sekce Postupy na webu metodiky.egdilna.cz

Aktuální verze je na adrese

https://metodiky.egdilna.cz/postupy/kontrolni-seznam-katalog-sluzeb-uradu

Katalog služeb úřadu a Katalog služeb veřejné správy

Pro orgán veřejné moci je v některých případech vhodné si vytvořit vlastní vnitřní katalog služeb, kterému říkáme Katalog služeb OVM nebo Katalog služeb úřadu. Jde o datovou evidenci, v níž se vedou údaje o

službách veřejné správy, jež orgán veřejné moci poskytuje
službách veřejné správy, jež jsou poskytovány prostřednictvím orgánu veřejné moci
Službách určených uživatelům, jež nejsou službami veřejné správy

Všechny tyto služby je vhodné (a někdy i nutné) si vést ve svém katalogu a to zejména pro tyto potřeby:

U služeb, jež jsou poskytovány úřadem kde je zároveň ohlašovatelem, jde o jeho prvotní evidenci, ze které ohlašuje služby a úkony v rámci agendy v Katalogu služeb (pokud si o službě vede sám další informace jež nejsou v Katalogu služeb).
U všech služeb veřejné správy si sice základní údaje o službách a úkonech získá z Katalogu služeb veřejné správy, ale sám si u služeb musí vést údaje potřebné pro jeho fungování, jako je zodpovědný útvar, správce služby, správce informačního systému jež službu poskytuje či využívá, apod.
U služeb jež poskytuje klientům a uživatelům, i když nejsou službami veřejné správy, si musí vést údaje o službě samotné, o správci služby a o zodpovědných osobách, o nástrojích jež k dané službě potřebuje a také podklady pro řízení a hodnocení kvality služby v rámci řízení kvality úřadu.
v neposlední řadě je Katalog služeb úřadu správným zdrojem pro publikování customizovaných údajů o službách na web či portál daného úřadu.

Katalog služeb úřadu je vhodné si zřídit a vést ve dvou základních situacích:

Jsem-li větší úřad s vlastním portálem služeb či vlastními technickými prostředky pro zprostředkování a poskytování služeb klientům
Jsem-li úřad, který sdružuje informace o službách i pro jiné úřady (zejména v rámci struktury samospráv) a budu jej tedy poskytovat jako prostředek i pro potřeby těchto úřadů

Jak základně postupovat při tvorbě Katalogu služeb úřadu a jeho prvotním naplnění

Úřad si projde Katalog služeb veřejné správy (třeba přes nástroj Veřejná část Katalogu služeb veřejné správy) a zjistí si, jak katalog vypadá, co obsahuje, může využít také nástroj Interní evidenční část Katalogu služeb VS.
Rozhodne o formě a nástroji, ve kterém povede vlastní Katalog služeb úřadu. Může jít o interaktivní seznam v Sharepointu, model v ArchiMate a nebo třeba komplexní katalog v Enterprise Architectu, záleží na složitosti úřadu a na požadavcích na správnou evidenci služeb.
Vytvoří si evidenci Katalog služeb úřadu s využitím předpřipraveného vzorového datového modelu katalogu (vytváří se).
Pro služby veřejné správy zapsané v Katalogu služeb si převezme do svého katalogu služby, které se ho týkají a doplní si vlastní specifické podrobnosti.
- Pro přebírání služeb a údajů o jejich podrobných popisech může využít jeden ze způsobů jak je uvádí stránka Katalog služeb veřejné správy z NAP a nebo třeba data jež obsahuje Datová sada Detailní popisy služeb veřejné správy
Pro služby veřejné správy, které nejsou v katalogu služeb je identifikuje a zapíše si jejich podrobnosti, přitom postupuje podle dokumentu Metodika pro evidenci služeb veřejné správy a stanovení postupu jejich digitalizace. Pokud je ohlašovatelem či OVM vykonávajícím působnost poskytnutím služby, zajistí zápis (či opravu) služeb v Katalogu služeb veřejné správy.