Kontrolní seznam implementace úkolů ze Strategie správy dat v úřadu

Tento postup se týká toho, jak postupovat pro správnou implementaci opatření ze Strategie správy dat VS a splnění úkolů pro jednotlivé úřady

Kontrolní seznam implementace úkolů ze Strategie správy dat v úřadu

Verze 1.1

Zpracováno jako výstup projektu egdilna.cz a partnerů v rámci EG konkrétních postupů

Úvod

Toto je kontrolní seznam a postup zejména využitelný pro architekty a odborníky pro ICT v úřadech. Udává podrobnosti a návody, jak postupovat v jednotlivé oblasti.

Tento postup se týká toho, jak postupovat při staovování jednotlivých úkolů s cílem splnit požadavky opatření ze Strategie správy dat VS.

Postup najdete vždy v rámci sekce Postupy na webu metodiky.egdilna.cz

Aktuální verze je na adrese

https://metodiky.egdilna.cz/postupy/kontrolni-seznam-implementace-ssd

Strategie správy dat veřejné správy

Strategie správy dat veřejné správy (označovaná jako SSD nebo SSDVS) je základním strategickým i implementačním rámcem pro nastavení správné správy dat veřejné správy s ohledem na plnění základních architektonických principů a to zejména architektonického principu č. 22 IKČR Datová suverenita a nezávislost.

Kromě řady konkrétních opatření a úkolů pro stát formou úkolů pro Vládu a Digitální a informační agenturu, přináší také povinně realizovatelná opatření pro jednotlivé úřady (pokud jsou správci dat či datových oblastí). Tento dokument udává rozpad opatření do konkrétních úkolů, kterými lze tato opatření splnit v úřadu.

Jak postupovat při rozpadu opatření a plnění souvisejících úkolů v úřadu

Opatření 1.1.1 Stanovit odpovědnost za data úřadu a jejich správu

Úkol 1. Jmenovat Manažera správy dat: zástupce nejvyššího nebo vyššího vedení úřadu v roli, která je celkově manažersky odpovědná za fungování a rozvoj správy dat v celém úřadu

Úkol 2. Jmenovat Hlavního datového architekta: zástupce úřadu v roli, která drží a rozvíjí celkový přehled o datech úřadu a znalostně podporuje výkon ostatních zde uvedených rolí

Úkol 3. Na úrovni jednotlivých věcných oblastí dat

Úkol 4. Pro jednotlivé oblasti určit věcné gestory také jako vlastníky dat: zástupci vedení úřadu v roli, která je manažersky a věcně odpovědná za data v konkrétní věcné oblasti („vlastníci dat“)

Úkol 5. Na úrovni jednotlivých oblastí a systémů určit správce dat: zástupci úřadu v roli, která je věcně odpovědná za data v konkrétní věcné oblasti a na každodenní bázi vykonává činnosti související s jejich věcnou správou, např. kontrolu jejich správnosti a úplnosti („věcní správci dat“)

Úkol 6. Pro jednotlivé oblasti a systémy určit technické správce také jako technické správce dat: zástupci úřadu v roli, která je technicky odpovědná za data v konkrétní věcné oblasti a na každodenní bázi vykonává činnosti související s jejich technickou správou, např. zajištění dostupnosti dat pro naplnění datových potřeb („techničtí správci dat“)

VÝSLEDEK: V úřadu existují role, které mají explicitně přidělenou odpovědnost za data a jejich správu.

Opatření 1.1.2 Vydat a v praxi uplatňovat interní pravidla pro správu dat

Úkol 1. Vytvořit vnitřní předpis či předpisy stanovující role a zodpovědnosti ve správě dat v celé organizaci, postupy a procesy správy dat a kvality dat

Úkol 2. Do vnitřních předpisů týkajících se kvality zahrnout i oblast kvality dat a řízení kvality u vlastních dat a sledování kvality u využívaných dat

Úkol 3. Do vnitřních předpisů týkajících se informačních systémů včetně ISVS zahrnout i oblast správy dat a související úkoly pro věcné správce a technické správce

Úkol 4. Do vnitřních předpisů týkajících se kybernetické bezpečnosti zahrnout postupy pro zachování bezpečnosti a integrity dat a procesy v rámci správy dat týkající se kybernetické bezpečnosti

Úkol 5. Do vnitřních předpisů v celé organizaci zahrnout problematiku klasifikací dat

VÝSLEDEK: Platné vnitřní řídicí dokumenty úřadu obsahují pravidla související s dobrou správou dat, minimálně: vymezení rolí odpovědných za data (viz opatření 1.1.1), jimi vykonávaných činností a procesů souvisejících se správou dat, základní pravidla, která budou systematicky uplatňována např. pro popis dat (viz dále specifický cíl 1.3), řízení změn informačních systémů (viz dále opatření 1.4.2), řízení kvality a rizik souvisejících s daty

Opatření 1.2.1 Zmapovat a prioritizovat věcné oblasti dat

Úkol 1. Vyjasnit si na úrovni vedení organizace a Hlavního datového architekta, jak se budou určovat oblasti pro správu dat, popřípadě zda a jaké oblasti organizace adoptuje z národní úrovně

Úkol 2. Zmapovat základní datové potřeby úřadu a rozdělit je na vlastní data, data využívána z jiných úřadů a data poskytnutá jinými subjekty (třeba klienty)

Úkol 3. Určit datové oblasti a u věcných gestorů je určit jako vlastníky dat

Úkol 4. Do architektury zanést datové oblasti a případné vazby na zodpovědnosti, oblasti činností a informační systémy

Úkol 5. Určit, které datové oblasti jsou pro úřad Prioritní datové oblasti (s daty se musí pracovat lépe a ve větší prioritě než z ostatními)

Úkol 6. Do informační koncepce OVS zanést Prioritní datové oblasti a zodpovědné věcné gestory a správce dat

VÝSLEDEK: Existuje a je udržováno aktuální vymezení věcných oblastí dat úřadu a jejich priority

Opatření 1.2.2 Stanovit a řídit datové potřeby v prioritních oblastech

Úkol 1. Vytvořit alespoň jednoduchou systematickou evidenci příležitostí a potřeb správy dat alespoň pro prioritní oblasti dat

Úkol 2. Nastavit procesy sběru a správy požadavků na data, potřeb a příležitostí správy dat

Úkol 3. Vyjasnit si, jak budou požadavky a potřeby a příležitosti pro data naplňovány jak v úřadu, tak i v součinnosti s ostatními úřady

Úkol 4. U zmapovaných datových potřeb určit, o jaká data jde, v jaké struktuře a granularitě jsou, z jakého zdroje se mají brát a případně komu je poskytovat

Úkol 5. Kategorizovat potřeby dle druhů dat, přitom využít kategorizace dle vyhlášky 360/2023

Podle zdroje a formy využívání: údaje ze základních registrů, údaje z jiných agend, vlastní agendové údaje, provozní údaje, statistické údaje
Podle způsobu jejich sdílení na údaje veřejně přístupné, údaje poskytované na žádost, údaje zpřístupňované pro výkon agendy.

Úkol 6. Aktivně řešit potřeby sdílení dat zejména v rámci agend a výkonu veřejné správy a činností úřadu

Úkol 7. Průběžně projednávat stav realizace potřeb na architektonickém boardu a na vedení a aktualizovat příslušné evidence

Úkol 8. Potřeby dat, pro které není připraven poskytovatel, či neexistuje známý relevantní zdroj dat, konzultovat také s DIA

VÝSLEDEK: Úřad systematicky identifikuje, popisuje a eviduje příležitosti související s daty a datové potřeby uživatelů, minimálně v prioritních oblastech

Opatření 1.2.3 Formulovat v rámci Informační koncepce úřadu strategii v oblasti správy dat

Úkol 1. Do informační koncepce OVS doplnit oblast správy dat jako jednu z klíčových oblastí fungování a efektivity

Úkol 2. Při vyhodnocování souladu s principy IKČR ve své informační koncepci správně vyhodnotit i architektonický princip 22 Datová nezávislost

Úkol 3. Nezapomenout jako jednu z předpisových motivací či byznysových kontraktů uvést ve své informační koncepci i Strategii správy dat VS

Úkol 4. Ve své informační koncepci v přehledech zhodnocení vytvořit zhodnocení a naplnění příslušných opatření ze Strategie správy dat VS

Úkol 5. Ve své informační koncepci uvést jak bude implementován architektonický princip IKČR č 22 Datová nezávislost a suverenita

Úkol 6. Adoptovat cíle a opatření ze Strategie správy dat VS a k principu IKČR č. 22 a případně doplnit vlastními cíly a principy ke správě dat a datovým analýzám

Úkol 7. Do záměrů ve své informační koncepci a do Katalogu záměrů zanést a sledovat záměry týkající se správné správy dat a plnění Strategie správy dat VS

VÝSLEDEK: V Informační koncepci úřadu jsou zohledněny střednědobé a dlouhodobé datové potřeby v prioritních oblastech a zahrnuty strategické aktivity směřující ke kvalitní správě dat úřadu

Opatření 1.3.1 Popsat data a definovat jejich význam

Úkol 1. Nastudovat konceptuální datové modelování jako schopnost a určit zodpovědné osoby a edukovat je ke tvorbě slovníků a KDM

Úkol 2. Zavést jednotnou systematickou evidenci pro datové slovníky a základy konceptuálního modelování (nemusí být plnohodnotný modelovací nástroj)

Úkol 3. Pro prioritní oblasti si vytvořit základní datový slovník zejména pro data a údaje vedené v informačních systémech úřadu

Úkol 4. Zavést nástroj pro plnohodnotné konceptuální modely

Úkol 5. Zjistit si a získat centrálně vydané KDM pro již modelované agendy a oblasti a navázat na ně ve svých modelech KDM

Úkol 6. Nejlépe formou odkazů provázat údaje datového slovníku a KDM s datovou architekturou daného informačního systému

Opatření 1.3.2 Vytvořit a využívat lokální katalog dat a předávat jeho obsah do národního katalogu dat

Úkol 1. Zavést nástroj pro datový katalog, buď rovnou i jako lokální katalog otevřených dat, či na něj v budoucnu napojený. Lze využít rozšíření evidence pro datové modelování

Úkol 2. Doplnit podstatné údaje (třeba o zdroji a získávání) k jednotlivým datům v prioritních oblastech dat úřadu do lokálního katalogu

Úkol 3. Zajistit obousměrnou výměnu údajů z budoucího Národního katalogu dat do lokálního katalogu

pro datové modely publikované DIA směrem do lokálního katalogu jako povinně přebíranou součást KDM
svoje KDM směrem do národního katalogu pro posouzení a publikaci ostatním

Úkol 4. Rozlišit v rámci LKD část pro interní potřebu a část pro specifikaci metadat publikovaných otevřených dat (LKOD)

Úkol 5. Napojit LKOD na NKOD způsobem pokud možno obousměrné vazby - tedy předávání metadat z LKOD do NKOD rozhraním a naopak možnost získání metadat o cizích datových sadách z NKOD do LKOD a do části pro interní datový katalog

Opatření 1.3.3 Rozlišit kategorie dat a přizpůsobit procesy správy dat jejich specifikům

Úkol 1. Kategorizovat v každé datové oblasti jednotlivá data dle druhů dat, přitom využít kategorizace dle vyhlášky 360/2023

Podle zdroje a formy využívání: údaje ze základních registrů, údaje z jiných agend, vlastní agendové údaje, provozní údaje, statistické údaje
Podle způsobu jejich sdílení na údaje veřejně přístupné, údaje poskytované na žádost, údaje zpřístupňované pro výkon agendy

Úkol 2. Zvážit zavedení úplné klasifikace dat alespoň pro klíčová data v prioritních oblastech, lze využít vzorové klasifikační schéma

Opatření 1.4.1 Vytvořit v úřadu podmínky pro poskytnutí dat jiným úřadům

Úkol 1. Zmapovat v rámci datových potřeb také potřeby jiných agend a úřadů v rámci výměny v propojeném datovém fondu

Úkol 2. Reagovat rychle a správně na potřeby cizích agend a úřadů související s vámi spravovanými údaji

Úkol 3. S DIA řešit kontexty pro sdílení a poskytování údajů v rámci propojeného datového fondu

Úkol 4. Každý informační systém publikující údaje v propojeném datovém fondu upravit tak, aby poskytoval správně údaje přes EGSB a kontexty

ins

Opatření 1.5.1 Zavést v úřadu základní postupy pro zajištění kvality dat

Úkol 1. Zahrnout kvalitu dat do procesů řízení kvality v úřadu

Úkol 2. Stanovení kritérií kvality dat podle druhů datových potřeb a prioritních oblastí dat

Úkol 3. Evidence nedostatků ve kvalitě dat jako součást QM

Opatření 1.5.2 Zavést v úřadu základní řízení rizik v oblasti dat

Úkol 1. Stanovit rizika v rámci datových potřeb úřadu

Úkol 2. Zahrnutí nejzávažnějších rizik plynoucích z datových potřeb do formálního řízení rizik

Úkol 3. Evidence řešení rizik plynoucích z datových potřeb a správy dat

/ins

Opatření 1.4.2 Zohledňovat při zadávání a řešení změn IS dopady na data a jejich správu

Úkol 1. Zpracovat a uplatňovat základní vnitřní metodiku řešení správy dat a datových potřeb v informačních systémech a pro přípravu jejich změn

Úkol 2. Při tvorbě záměru na změnu IS v souladu s fází Strategického plánování a Plánování změny IS do dokumentu zahrnout také oblast dat a jejich správy a potřeb

Úkol 3. Při přípravě pořízení či každé změny informačního systému jeho věcný a technický správce

identifikuje dopady změn na data a zapojuje do řešení datové role (viz opatření 1.1.1) z dotčených oblastí
zohledňuje i potřeby případných analytických uživatelů dat
· zajišťuje svou datovou suverenitu a nezávislost na dodavatelích
· definuje požadavky na datovou architekturu a dodávané popisy/modely dat
· definuje požadavky na otevírání dat nebo jejich sdílení v rámci propojeného datového fondu
· zajišťuje připravenost řešení na kontrolu kvality dat a zajištění kvality dat
· zajišťuje připravenost řešení na trvalou archivaci dat při ukončení provozu systému

Úkol 4. Zpracovat a striktně ve smluvních vztazích uplatňovat požadavky související s daty na dodavatele

Úkol 5. Požadavky na migrace dat a související zahrnout do smluvních vztahů pro exit strategie s dodavateli stávajících řešení

Úkol 6. Do současných smluvních vztahů se stávajícími dodavateli doplnit požadavky na popis dat, datovou architekturu, datové modely a požadavky související s daty i do provozní dokumentace

Úkol 7. Do provozní dokumentace doplnit věci k datům v systému a jejich datovým popisům či modelům

Opatření 4.1.1 Publikovat veřejná data úřadu ve formě otevřených dat

Úkol 1. Zmapovat a zavést evidenci, jaké veřejné informace zveřejňované způsobem umožňujícím dálkový přístup, úřad vede a jak je publikovat jako otevřená data

Pro údaje exaktně vyjmenované jako otevřená data v konkrétním národním či evropském předpisu
Pro všechny veřejné rejstříky, seznamy a evidence vedené úřadem a zveřejňované způsobem umožňujícím dálkový přístup
Pro relevantní informace uvedené ve vyhlášce 515/2020
a samozřejmě pro metadata datových sad

Úkol 2. Jmenovat zodpovědné role a to zejména Kurátora otevřených dat v úřadu a správce jednotlivých datových sad

Úkol 3. Pravidelně aktualizovat Publikační plán s požadavky a potřebami publikace dat dle zákonných povinností

Úkol 4. Jelikož tomu nebrání právní předpis, zveřejňovat publikační plán a evidenci připravovaných publikovaných dat

VÝSLEDEK: Jsou naplněny existující zákonné povinnosti v oblasti publikace otevřených dat (vyplývající především z relevantních částí zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím), tzn. minimálně všechny zákonem předepsané informace jsou zveřejněny formou otevřených dat.

Opatření 4.1.2 Monitorovat plnění povinností v oblasti otevřených dat

Úkol 1. Upravit vnitřními předpisy mechanismus pravidelného ročního vyhodnocování plnění povinností a potřeb publikování otevřených dat úřadem a stanovit způsob projednání vedením

Úkol 2. Upravit vnitřními předpisy mechanismus pravidelného ročního přezkumu využívání jinými poskytovateli publikovaných otevřených dat pro činnosti úřadu

Úkol 3. Jednou ročně vypracovat základní informaci o výsledku zhodnocení plnění povinností k publikaci otevřených dat

Úkol 4. Roční zhodnocení zaslat DIA, a pokud existuje taková povinnost, tak také Vládě ČR či Evropské komisi

Úkol 5. Plnění povinností a posunu v publikaci otevřených dat, stejně jako plnění souvisejících opatření zahrnout do vyhodnocení při pravidelném vyhodnocování plnění informační koncepce OVS

Úkol 6. Problémy při řešení publikace otevřených dat a plnění souvisejících povinností konzultovat s DIA a využít jejich znalostí a zkušeností z praxe

VÝSLEDEK: Je nastaven pravidelný každoroční monitoring stavu plnění povinností dle opatření 4.1.1. a jeho následné vyhodnocování vč. reportování dílčích bodů vládě ČR, Evropské komisi a dalším mezinárodním institucím.

Opatření 4.3.2 Formulovat v rámci Informační koncepce úřadu strategii analytické práce s daty

Úkol 1. Do informační koncepce OVS doplnit do části B kapitolu Potřeby analytické práce s daty

Úkol 2. Stanovit si cíle pro datové analýzy a související záměry a uvést je ve své informační koncepci OVS

Úkol 3. Při vyhodnocování plnění informační koncepce OVS vyhodnocovat také cíle a záměry týkající se datových analýz a analytické práce s daty

VÝSLEDEK: V Informační koncepci úřadu jsou zohledněny střednědobé a dlouhodobé potřeby úřadu v oblasti datových analýz a zahrnuty strategické aktivity směřující k vybudování koncepčního řešení těchto potřeb.